Auxiliar de back office

Acerca del empleo

PERFIL DE CARGOBackoffice de Ventas / Licitaciones1. Identificación del cargo Cargo: Backoffice de Ventas / Licitaciones Área: Ventas / Comercial Reporta a: Gerencia de ventas Interacción interna: Gerencia de Ventas, Representantes de Ventas y áreas administrativas relacionadas. Interacción externa: Clientes públicos y privados, instituciones, proveedores y plataformas asociadas a procesos de licitación. Objetivo del cargo Brindar soporte administrativo y operativo al área de Ventas, gestionando de manera integral los procesos relacionados con licitaciones públicas y privadas, compras ágiles, consultas al mercado, cotizaciones, contratos y documentación comercial. La posición será responsable de asegurar que las oportunidades comerciales provenientes del mercado público y privado sean identificadas, gestionadas, documentadas y presentadas dentro de los plazos establecidos, manteniendo un adecuado seguimiento de cada proceso y proporcionando información oportuna al equipo comercial. Principales funciones y responsabilidades Gestión de Mercado Público Manejar de manera integral la plataforma Mercado Público, utilizando sus distintas funcionalidades para la búsqueda, gestión y seguimiento de oportunidades comerciales. Identificar y revisar licitaciones, compras ágiles, consultas al mercado y otras oportunidades relevantes para la compañía. Gestionar la participación de la empresa en procesos de compras ágiles. Preparar y realizar las respuestas a consultas al mercado efectuadas por instituciones públicas. Gestionar reclamos y solicitudes a través de la plataforma Mercado Público cuando corresponda. Realizar seguimiento permanente de las licitaciones y procesos adjudicados. Gestión de Licitaciones Públicas y Privadas Revisar las bases administrativas, técnicas y económicas de las licitaciones. Completar formularios, documentos y anexos requeridos para cada proceso. Recopilar y cargar oportunamente toda la documentación necesaria para participar en licitaciones públicas y privadas. Coordinar el llenado del anexo económico con el Representante de Ventas correspondiente, manteniendo informado al Gerente de Ventas. Controlar los plazos de cada proceso y asegurar que los antecedentes sean presentados dentro de las fechas establecidas. Mantener un registro actualizado del estado de las licitaciones: en evaluación, adjudicadas, no adjudicadas, finalizadas u otros estados relevantes. Gestión de Licitalab Manejar integralmente la plataforma Licitalab y sus funcionalidades. Utilizar la plataforma para realizar búsquedas rápidas y dirigidas de licitaciones, compras ágiles, consultas al mercado y otras oportunidades provenientes de Mercado Público. Configurar y optimizar criterios de búsqueda de acuerdo con los mercados y productos de interés para la compañía. Identificar oportunidades de mejora en el uso de Licitalab y proponer acciones que permitan optimizar la búsqueda y gestión de oportunidades comerciales. En una etapa avanzada, utilizar Licitalab y Mercado Público para recopilar y analizar información del mercado en el cual participa Diagnochile, generando antecedentes relevantes para apoyar la gestión comercial. Consultas al Mercado Revisar periódicamente las consultas al mercado publicadas por instituciones. Coordinar la preparación de respuestas con los Representantes de Ventas y la Gerencia de Ventas. Solicitar oportunamente formularios, anexos, propuestas y/o cotizaciones necesarias para responder a cada proceso. Consolidar y presentar la información dentro de los plazos establecidos. Cotizaciones Elaborar cotizaciones para clientes públicos y privados mediante el sistema KAME. Coordinar con los Representantes de Ventas la información comercial necesaria para generar las cotizaciones. Mantener registro y seguimiento de las cotizaciones emitidas cuando corresponda. Verificar que la información comercial ingresada en las cotizaciones sea correcta y se encuentre actualizada. Gestión documental Mantener actualizada toda la documentación legal necesaria para participar en licitaciones. Controlar fechas de vigencia y vencimiento de certificados, antecedentes legales y documentación requerida por Mercado Público u otras entidades. Mantener actualizados los certificados y antecedentes correspondientes a proveedores. Anticipar vencimientos y gestionar oportunamente la renovación o actualización de documentos. Mantener un archivo digital ordenado, actualizado y de fácil acceso para los procesos de licitación y gestión comercial. Gestión y seguimiento de contratos Mantener un registro actualizado de los contratos comerciales vigentes. Controlar fechas relevantes asociadas a los contratos, incluyendo inicio, término, renovaciones y vencimientos. Realizar seguimiento de los montos utilizados y montos restantes cuando corresponda. Mantener respaldos digitales actualizados de contratos y antecedentes relacionados. Alertar oportunamente al área comercial respecto de vencimientos, términos de contrato u otros hitos relevantes. Responsabilidades de control y seguimiento La persona deberá mantener mecanismos de seguimiento que permitan visualizar permanentemente: Licitaciones abiertas y próximas a cerrar. Compras ágiles pendientes. Consultas al mercado pendientes de respuesta. Licitaciones presentadas y estado de adjudicación. Contratos vigentes y próximos a vencer. Montos utilizados y disponibles en contratos. Cotizaciones realizadas. Documentación y certificados próximos a vencer. Tareas pendientes de Representantes de Ventas relacionadas con procesos de licitación. Formación académica Deseable: Carrera profesional relacionada con Administración de Empresas, Ingeniería en Administración, Gestión Comercial, Comercio, Contabilidad o carreras afines. También podrán considerarse candidatos con experiencia comprobable en las funciones señaladas, especialmente en gestión de Mercado Público y licitaciones. Experiencia requerida Deseable: 2 años o más de experiencia en funciones de backoffice comercial, licitaciones, administración de ventas o cargos similares. Se valorará especialmente experiencia en: Mercado Público. Preparación y presentación de licitaciones. Compras ágiles. Consultas al mercado. Gestión documental. Elaboración de cotizaciones. Seguimiento de contratos. Trabajo administrativo asociado a equipos comerciales. Conocimientos técnicos Requisitos relevantes para el cargo: Manejo de plataforma Mercado Público. Conocimiento de procesos de licitación pública. Manejo de compras ágiles y consultas al mercado. Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook. Capacidad para trabajar con plataformas de gestión comercial y administrativa. Deseable: Experiencia utilizando Licitalab. Experiencia utilizando KAME o sistemas ERP/CRM equivalentes. Conocimiento de documentación legal requerida en procesos de licitación. Experiencia en elaboración y control de bases de datos, reportes y seguimiento comercial. Competencias requeridas Planificación y organización: Capacidad para gestionar simultáneamente diferentes procesos, fechas y prioridades. Orientación al detalle: Alto nivel de rigurosidad en la revisión y carga de documentos, anexos, fechas, montos y antecedentes. Proactividad: Capacidad para anticiparse a vencimientos, identificar oportunidades y detectar posibles problemas antes de que afecten un proceso. Capacidad de seguimiento: Constancia para monitorear procesos desde su inicio hasta su cierre. Comunicación efectiva: Capacidad para coordinarse adecuadamente con Representantes de Ventas, Gerencia de Ventas, clientes y otras áreas. Mejora continua: Capacidad para identificar oportunidades de optimización en plataformas, procedimientos y mecanismos de seguimiento. 9. Condiciones: Ingreso: Octubre 2026 Jornada ordinaria, modalidad hibrida Contrato plazo luego indefinido

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