Coordinador(a) y Asistente Ejecutivo(a) de Dirección

Sobre el puesto

Coordinador(a) y Asistente Ejecutivo(a) de Dirección Ubicación: Ciudad de México Modalidad: Presencial, con flexibilidad para reuniones externas, clientes internacionales y viajes ocasionales Área: Dirección General y Dirección Comercial Sobre Nosotros Consigna es una empresa y galería de arte enfocada en la creación de proyectos culturales, exposiciones, comercialización de obra y desarrollo de relaciones estratégicas con artistas, coleccionistas, galerías, asesores, family offices e instituciones nacionales e internacionales. Misión del puesto: Ser el brazo de asistencia ejecutiva de la Dirección General y la Dirección Comercial, facilitando la organización, priorización y seguimiento de sus agendas, compromisos y responsabilidades. La posición deberá asegurar que los proyectos estratégicos, acuerdos comerciales, procesos documentales y asuntos interáreas avancen de forma organizada, puntual y consistente, reduciendo la necesidad de seguimiento operativo directo por parte de los directores y contribuyendo a que su tiempo se concentre en actividades de mayor valor para la empresa. Descripción de la posición El puesto combina funciones de asistencia ejecutiva, coordinación de proyectos, seguimiento comercial y organización documental. La persona seleccionada trabajará directamente con los directores para mantener visibilidad sobre sus agendas, prioridades, pendientes y compromisos. Asimismo, apoyará en la recopilación y estructuración de información proveniente de coordinadores y responsables de área, preparando resúmenes ejecutivos que faciliten el seguimiento y la toma de decisiones. Responsabilidades principales Asistencia ejecutiva y administración de agendas Co-administrar las agendas de la Dirección General y la Dirección Comercial. Agendar, confirmar y coordinar reuniones internas y externas. Mantener visibilidad sobre compromisos, fechas relevantes, entregables y vencimientos. Recibir y filtrar solicitudes de reuniones o actividades dirigidas a los directores. Ayudar a ordenar y priorizar pendientes de acuerdo con su urgencia, importancia y aportación de valor. Preparar recordatorios, rutas de seguimiento y materiales previos para reuniones. Seguimiento ejecutivo y coordinación interna Mantener un registro actualizado de los asuntos prioritarios de ambos directores. Recopilar información sobre proyectos, operaciones y pendientes específicos. Reunirse con coordinadores y responsables de área para revisar avances y estructurar información. Preparar briefs, minutas, reportes y resúmenes ejecutivos para Dirección. Documentar acuerdos, responsables, fechas y siguientes pasos derivados de reuniones. Identificar información faltante, retrasos, dependencias o asuntos que requieran una decisión. Dar seguimiento a proyectos prioritarios sin sustituir las funciones de los responsables de cada área. Facilitar la comunicación entre Dirección y los equipos involucrados. Seguimiento estratégico comercial (Top clients) Apoyar directamente en la comunicación y seguimiento con clientes estratégicos. Dar continuidad a procesos de cobranza de forma profesional, cuidadosa y orientada al servicio. Recopilar información para contratos, acuerdos y expedientes de clientes. Mantener trazabilidad sobre las operaciones comerciales atendidas directamente por los directores. Preparar comunicaciones, resúmenes o documentación para que los directores puedan ejecutar negociaciones o seguimientos. Representar un punto de apoyo confiable y profesional para clientes, asesores, family offices y aliados. Documentación, contratos y asuntos corporativos Apoyar en la preparación, revisión inicial y actualización de contratos, convenios, cartas, acuerdos comerciales y otros documentos. Apoyar en procesos de due diligence y solicitudes de información. Revisar que los documentos y expedientes se encuentren completos, actualizados y correctamente organizados. Mantener control de versiones, fechas, obligaciones y documentación pendiente. Crear y administrar carpetas digitales, expedientes, checklists y sistemas de control. Utilizar herramientas de inteligencia artificial para estructurar, revisar y mejorar documentos, siempre bajo criterios de confidencialidad y revisión responsable. Identificar asuntos que deban ser escalados a abogados, contadores o asesores especializados. Organización y mejora de procesos <

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